１．Chatworkとは？

今回ご紹介する「Chatwork」

そもそも何なんだ？という方もいらっしゃると思います。

Chatworkは国内最大級のユーザー数を誇る「ビジネスチャット」で、業務上発生するコミュニケーションを専用のチャットを使って行うというものです。海外では「Slack」と呼ばれるチャットツールが大きなシェアを占めています。

プライベートで広く用いられているチャットツールと言えば「Facebook Messenger」や「LINE」などが一般的ですが、そのビジネスバージョンと考えていただけるとイメージが湧きやすいのではないでしょうか。

このChatwork、日本ではとても高いシェアを誇っています。新型コロナウイルスの影響で、テレワーク（リモートワーク）といった、対面接触を最小限に留める働き方へのシフトが始まっていますが、そのためには欠かすことのできないもので、効率的で円滑なビジネス・コミュニケーションを実現するものとして、今後ますます普及していくことが予想されるツールです。

２．何が便利なのか？

本題に入る前に、Chatworkの代表的な機能をいくつかご紹介します。

１．チャット機能：Chatworkのメインの機能です。「ダイレクトチャット」「グループチャット」「マイチャット」があります。

　ダイレクトチャット：任意の個人に直接メッセージを送信する機能です。初めての人でも直感的でわかりやすいインターフェイスになっていますので、導入もスムーズです。

グループチャット：複数の人たちと同時にメッセージをやり取りできます。メッセージはそのグループ内のすべての人が閲覧できます。グループ内の個人に直接呼びかけることもできます（後述）。

マイチャット：自分あてにメッセージを送信する機能。ちょっとした忘備録代わりに使ったり、後述する「タスク管理」のために利用することもできます。

２．タスク管理：Chatwork上に指示や自分の業務に対するメッセージがたくさん並ぶと、何をやっていたのかがわからなくなってきます。そんな時に便利なのが「タスク管理」機能です。タスクの期限などを設定してお知らせすることはもちろん、ちょっとしたメモ代わりにも利用することが出来ます。

３．ファイルの共有：後述しますが、様々な形式のファイルを「ドラッグアンドドロップなどの直感的な操作で快適にアップロードできます。操作の直感性は、Chatworkの一つの特徴で、これによりスムーズに業務に導入することが出来ます。

では、チャットツールをビジネスに導入することのメリットにはどのようなものがあるのでしょう？具体的に見ていきましょう。

A．発言が文字に残る

これは当然のことですが、それぞれの発言はすべて、オンライン上に記録として残ります。発信した人の情報はもちろん、誰に対して発信したメッセージなのかも残ります。つまり「いつ・誰が・誰に・なにを」言ったのかが、必要な時にいつでも確認できるというわけです。

チャット内の履歴は時間が経過したからと言って消去されるということがありませんので、あとからいくらでも遡って確認することができます。

日々の業務が煩雑になってくると、どうしても目の前の仕事に忙殺されて、業務の優先順位をつけ間違えてしまったり、業務上の指示や連絡事項等の細かな部分を忘れてしまったりといったことが起こりがちです。

Chatwork上には発言内容が時系列で残りますので、あとから改めて確認することが可能です。検索機能もありますので、キーワードを入力すれば任意のチャットに瞬時にアクセスすることができますし、タスク機能と合わせて使いこなすことができれば、より効率的に業務を管理、遂行できるツールとして活用することができます。

B．ファイルを共有できて、消えない

地味ですが、意外に大切な機能が「ファイルを簡単に共有できる」ことと「共有したファイルが消えない」というものです。

共有できるファイルですが、Microsoftワードの文章や、エクセルなどの表計算シートといったファイルはもちろん、PDF画像、パワーポイントなどのプレゼン資料に至るまで、幅広い形式に対応しています。

操作もとても直感的でシンプルで、任意のファイルをドラッグアンドドロップで簡単にアップロードし、共有することが出来ます。ファイルをアップロードするのに悩んだり、余計なプロセスを踏んだりする必要がありません。

もうひとつ、大切なのが「アップロードしたファイルが消えない」ということです。

例えば日本で普及している「LINE」などは、一定時間が経過すると、以前投稿したり共有したファイルが消去されて、見ることができなくなってしまいます。

Chatworkではそのような心配がありませんので、必要であればテキスト情報と同様いくらでも過去にさかのぼってみることができます。ファイルのちょっとした保管場所としても、活躍してくれそうです。

３．テレワークを可能にしてくれる。

チャットツールを導入することの最大のメリットが、やはり「テレワークを可能にしてくれる」ということでしょう。とにかくネット環境さえあれば、日本中、いや世界中どこにいても、会社や組織のスタッフと瞬時にやり取りが可能です。

これまでは、従業員がオフィスなどの会社が用意した一つの場所に集まって仕事をするという働き方が一般的でした。従って、業務上のやり取りと言えば口頭か、せいぜいメールといった会社が多かったと思います。

しかしながら、新型コロナウイルス感染症の拡大などの影響で、この働き方は大きく見直されることになりました。「テレワーク」「在宅勤務」など用語が一般的になり、働く場所は様々になりました。

そうなると、当然これまでの社内コミュニケーションの方法そのものも、変わっていかざるを得ません。Chatworkはインターネットを介して誰が、どこにいてもアクセスできるツールですから、「物理的な距離の隔たり」という問題を一気に解消してくれます。

そして新しく加わった「Zoom連携機能」。こちらはChatworkから簡単にZoomアプリを立ち上げて、ミーティングを開始できる機能です。

ChatworkとZoom。テレワークに欠かせないこの２つのツールのタッグは、今後ますます普及していくことが予想されるテレワークをより協力にサポートしてくれそうです！

一度このChatworkの便利さを知ってしまうと、なかなか手放すのが難しくなってきます。それくらい、とても優秀なツールです。

４．当社では、どんな風に活用しているのか？

Chatworkを始めとしたチャットツールが便利そうなのはなんとなく分かったけれど、では具体的にどんなメリットがあるのか？どのように業務にChatwokを導入し、活用しているのか？当社のChatwork活用法を以下にご紹介します。

・対面でのコミュニケーションを補完するツール

当社では全面的にテレワークを導入していますが、通常はオンライン会議ツール「Zoom」を常に立ち上げておくことで、オンライン上にバーチャルなオフィス空間を作り出しています。（詳しくはこちら）

ただ、普段はマイクの音声をオフにしているため、口頭でのやり取りというのはほぼありません。Zoom上で活発なコミュニケーションが始まってしまったら、それこそ気になって業務に集中できません。

そこで、このChatworkが大活躍してくれる、というわけです。

業務上の指示はもちろん、報告・連絡・相談といったやりとりは基本的にChatworkを介して行いますので、情報伝達の漏れや抜け、というのはありません。緊急度が高くスピードが求められるケースや、わざわざ文字に残すまでもないような、ちょっとした確認事項等がある場合のみ、マイクをオンにして特定の人に話しかける、という方法をとっています。

つまりChatworkが、オンライン会議ツールを使って作り上げたバーチャルな空間で生じる可能性のあるコミュニケーションのロスを補い、テレワークにおいて生じる情報の伝達が不十分になるリスクを減らしてくれるというわけです。

・目的・用途に応じてグループチャットをフル活用

当社ではプロジェクトごとに「グループチャット」というものを作成しています。グループチャットのメンバーはすべて、そのルーム内でやり取りされている情報を見ることができますので、メールのようなCCのつけ忘れがありません。

つまり「聞いてない」とか「言ってない」「知らなかった」というのがなくなるということです。ルーム内の特定の人に話しかけたければ「To」をつければルーム内での特定の人に向けたメッセージを発信することができます。

これはグループチャット内の特定の誰かに話しかけたい時に使用する機能で、画面内に表示される「To」ボタンを押すことにより、表示されたメンバーの中から任意の一人を選んで個人的に呼びかけることが出来るようになります。

他の人に見られたくない（伝える必要のない）メッセージであれば、一対一でチャットができる「ダイレクトチャット」機能を使用して、別のスレッドに移動してメッセージを送ることも可能です。複数のグループチャットを用意することで、部署単位やプロジェクト単位での情報伝達が可能になり、混乱を未然に防ぐことができます。

また当社では、出退勤や休憩、休暇の報告にもグループチャットを有効活用しています。

5．実際にChatworkを業務で使ってみてどうなのか？ー個人的な感想ー

「〇〇さん、今忙しそうだな。あとにするか...。」「今話しかけたらまずいかな？でも急ぎの用件だし...」

誰もが一度は経験したことがあるんじゃないでしょうか？

個人的にChatworkなどのコミュニケーションツールを使っていていいな、と思うのがこの「あとで言おう」というのがなくなる、ということです。

「今、話しかけるのまずいかな？」というときでも、チャットだと相手が読める時に読んでくれるので、話しかけるタイミングに気を使わなくて済みます。これは結構助かっています。

それから、「非同期コミュニケーション」といって、Chatworkには既読を通知する機能がないのですが、これも個人的にはすごくいいアイディアだと思っている部分です。

既読を通知する機能がないので、読んでしまったメッセージに対する返信を、送信相手に急がせることもありません。逆にメッセージを送った側も「読んでくれてるのに返事がない」と言ってソワソワしたりすることもありません。

この「既読通知機能」については賛否両論あるようですが、概ね私が上に上げた理由から、Chatwork社としても当面はこの機能を実装する予定がないようです。

（Chatwork社の方針【既読機能を実装しない理由】→　https://blog-ja.chatwork.com/2014/11/askcw2.html）

6．まとめ

社員が同じ時間に出勤し、同じ場所で働く、というこれまでのオフィスワークにおける、何気ない言葉のやり取りや、対面でのリアルなコミュニケーション。それが良好な人間関係を構築し、コミュニケーションをより円滑にする、という意見があるのも事実です。

それがひいては効率的に業務を遂行し、生産性を上げることにも繋がるんだ、と。

一方で、今日のテクノロジーの進化や社会情勢の変化の目まぐるしさを考えた時、組織内におけるコミュニケーションの手段を、これまでのように口頭や、電子メールに頼ることは、仕事の効率悪化や意思決定のスピードの遅れ、報連相の漏れなどを誘発してしまうことも事実です。

そこに加えて今回の新型コロナウイルスの感染拡大です。テレワークがスタンダードな働き方となるのは、もはや時間の問題である、と言えるでしょう。

チャットツールは、「場所にとらわれない働き方」を考えるときになくてはならないツールです。当社は、そのチャットツールとオンライン会議ツール「Zoom」を組み合わせて、両者の欠点を補い合いながら、効率的に業務を遂行しています。

というわけで、次回はオンライン会議ツール「Zoom」について、私たちの使い方をご紹介できればと思っています。

お楽しみに！